Politique de confidentialité
Cette politique explique comment les données personnelles peuvent être recueillies, utilisées, conservées, communiquées et protégées lors de la consultation de xernavik.com, de la création d’un compte, d’un achat ou d’un échange avec le service client.
Elle couvre également les paiements, livraisons, annulations, rétractations, retours, remboursements et demandes relevant de la garantie légale de conformité.
Elle s’applique aux visiteurs, aux utilisateurs disposant d’un compte et aux consommateurs effectuant un achat.
1. Responsable du traitement et contact
Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens d’utilisation des données personnelles.
Les coordonnées communiquées pour les traitements liés à Xernavik sont les suivantes : 205 N Bentley Ave, Niles, OH 44446, États-Unis, téléphone +1 (330) 648-7395 et adresse électronique team@xernavik.com.
Le service client est disponible du lundi au vendredi de 09 h 00 à 18 h 00 et le samedi de 09 h 00 à 16 h 00, selon l’heure de France métropolitaine, CET ou CEST selon la saison.
Le nom commercial et ces coordonnées ne remplacent pas l’identification complète du responsable du traitement exigée par la réglementation.
2. Catégories de données
Les renseignements concernés dépendent des fonctionnalités utilisées, des achats réalisés et des demandes présentées.
2.1 Identité et coordonnées
Les données peuvent comprendre le nom, les adresses de facturation et de livraison, l’adresse électronique, le téléphone, les renseignements du destinataire et les autres coordonnées volontairement communiquées.
2.2 Compte utilisateur
Lorsqu’un compte est créé, les données peuvent comprendre les identifiants, l’identification du compte, les adresses enregistrées, l’historique des commandes, les préférences et les journaux de connexion ou de sécurité.
Le panier et les listes de souhaits peuvent également être concernés lorsque ces fonctions sont disponibles.
Les mots de passe sont normalement conservés sous une forme technique protégée permettant leur vérification sans consultation en clair.
2.3 Commandes et transactions
Les renseignements peuvent comprendre le numéro et la date de commande, les produits, quantités, prix, frais de livraison, total et statuts de traitement ou de paiement.
Les annulations, retours, échanges, remboursements, documents fiscaux et communications associés peuvent également être traités.
2.4 Paiement
Les données limitées peuvent comprendre le moyen de paiement, l’identifiant de transaction, les résultats d’autorisation, les statuts de paiement et de remboursement, les derniers chiffres de la carte, le pays d’émission et les contrôles antifraude.
Les réseaux proposés peuvent comprendre Visa, JCB et Discover, selon les options effectivement affichées au paiement.
Les numéros complets, cryptogrammes et données sensibles d’authentification sont généralement traités directement par les prestataires de paiement, acquéreurs, établissements émetteurs ou réseaux concernés.
Les serveurs du site ne sont pas destinés à conserver directement les renseignements bancaires complets.
2.5 Livraison et logistique
Les données peuvent comprendre le nom du destinataire, l’adresse, le téléphone, l’adresse électronique, les produits et colis, les numéros de suivi, les statuts, incidents et échanges avec les transporteurs.
Les intervenants susceptibles d’être utilisés comprennent USPS, UPS et FedEx.
Seuls les renseignements nécessaires à la livraison, au suivi, aux enlèvements ou au traitement des incidents sont communiqués aux intervenants concernés.
2.6 Retours, remboursements et garantie légale
Les demandes peuvent nécessiter le numéro de commande, les produits, la date de réception, les informations de transport, une description du défaut, les renseignements sur l’emballage et les photographies ou vidéos disponibles.
Le montant, le compte et le statut du remboursement, ainsi que les réparations ou remplacements, peuvent également être concernés.
Le motif d’une rétractation légale reste facultatif. Les photographies et descriptions servent à examiner la demande et ne constituent pas une condition supprimant les droits légaux lorsqu’elles ne peuvent pas être fournies.
2.7 Service client et réclamations
Les données peuvent comprendre l’identité, les coordonnées, le contenu des demandes, les renseignements de commande, les communications et les documents transmis pour examiner une réclamation.
Les appels ne sont pas enregistrés sans information préalable claire et sans base juridique appropriée.
2.8 Appareil et navigation
La consultation peut générer des renseignements tels que l’adresse IP, l’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, les horaires, les pages consultées et la provenance de la visite.
Selon les technologies autorisées, des informations sur les clics, recherches, parcours, paniers, étapes de paiement, identifiants de cookies et journaux d’erreur ou de sécurité peuvent être recueillies.
2.9 Marketing et consentement
Les données peuvent comprendre l’adresse électronique, le statut d’abonnement, les acceptations ou refus, leur date et version, les préférences de cookies, les retraits et les interactions avec les messages lorsque leur suivi est autorisé.
3. Origine des données
Les renseignements peuvent provenir de l’utilisateur, du fonctionnement du site ou des prestataires.
3.1 Communication directe
Les données peuvent être fournies lors d’une inscription, d’un paiement, d’une commande, d’un échange avec le service client, d’une annulation, d’un retour, d’une demande de remboursement ou de garantie, d’un abonnement ou du réglage des préférences.
3.2 Collecte technique
Des informations peuvent provenir des journaux des serveurs, cookies, pixels, balises, stockage local et outils de sécurité ou d’analyse, dans les conditions applicables.
3.3 Prestataires
Les établissements de paiement peuvent transmettre les statuts financiers, les transporteurs les informations d’acheminement et les services antifraude les résultats de vérification.
Les outils de support peuvent conserver les communications et les services d’analyse fournir des statistiques lorsque leur utilisation est autorisée.
4. Finalités et bases juridiques
Chaque traitement doit reposer sur une base adaptée : contrat, mesures précontractuelles, obligation légale, intérêt légitime ou consentement, selon la situation.
4.1 Fonctionnement du site
Les données peuvent permettre l’affichage, les sessions, le panier, les connexions, la sécurité et la détection des erreurs.
Les bases peuvent être le service demandé, les mesures précontractuelles, une obligation légale ou l’intérêt légitime à maintenir et protéger le site, après prise en compte des droits des utilisateurs.
4.2 Gestion du compte
Les traitements peuvent permettre la création du compte, les connexions, les adresses et préférences, l’historique et la gestion des incidents.
Ils peuvent relever du contrat, des mesures précontractuelles ou de l’intérêt légitime à protéger les comptes.
Les achats ordinaires peuvent être effectués en tant qu’invité, sans inscription obligatoire.
4.3 Commandes et confirmations
Les utilisateurs peuvent commander avec ou sans compte.
Les renseignements servent à vérifier le panier, les quantités, prix et adresses, envoyer les confirmations, établir les transactions et examiner les anomalies.
Les bases peuvent être le contrat, les mesures précontractuelles, les obligations comptables, fiscales et de protection des consommateurs ou l’intérêt légitime à prévenir la fraude.
4.4 Paiements et remboursements
Les données peuvent permettre les autorisations, la confirmation ou l’examen des paiements, les remboursements et le traitement des contestations.
Les bases peuvent être le contrat, les obligations comptables ou fiscales et l’intérêt légitime à prévenir la fraude ou défendre des droits.
Certains prestataires déterminent indépendamment leurs traitements selon leurs obligations propres.
4.5 Annulation avant expédition
Les renseignements permettent d’identifier la commande, vérifier son avancement, tenter d’arrêter les opérations, annuler la transaction et conserver les éléments de remboursement.
Les bases peuvent être l’exécution, la modification ou la cessation du contrat et les obligations de protection des consommateurs.
Les conditions figurent dans la Politique d’annulation de commande.
4.6 Livraison et suivi
Les données peuvent organiser la livraison en France, fournir le suivi, corriger une adresse, examiner un retard, une perte, un dommage ou une contestation et organiser un enlèvement.
Les bases peuvent être le contrat, les obligations légales et l’intérêt légitime à sécuriser les opérations et traiter les litiges.
4.7 Rétractation et retours
Les traitements peuvent permettre la réception d’une déclaration, la communication de l’adresse et de l’étiquette, l’organisation du retour, l’examen des produits et le calcul ou le traitement du remboursement.
Ils peuvent reposer sur le contrat, les obligations légales ou l’intérêt légitime à établir, exercer ou défendre des droits.
Les retours commerciaux de 30 jours sont également traités dans la mesure nécessaire à l’exécution de cette possibilité contractuelle.
4.8 Garantie légale de conformité
Les données peuvent permettre la vérification de l’achat et de la délivrance, l’examen d’un défaut et l’organisation d’une réparation, d’un remplacement, d’une réduction de prix ou d’un remboursement.
La garantie s’applique selon les règles légales, notamment pour les défauts existant à la délivrance et apparaissant dans les deux années suivantes.
Les bases peuvent être le contrat, les obligations légales et la défense de droits.
4.9 Assistance et litiges
Les renseignements peuvent servir à répondre aux demandes, vérifier les transactions, rechercher une solution et traiter les procédures de médiation, judiciaires ou réglementaires.
Les bases peuvent être le contrat, les obligations légales ou l’intérêt légitime à fournir une assistance et défendre des droits.
4.10 Prévention de la fraude
Des contrôles peuvent porter sur les paiements inhabituels, quantités anormales, usages de plusieurs comptes, incohérences ou utilisations potentiellement non autorisées.
Ils peuvent entraîner une suspension temporaire suivie d’une vérification.
La base peut être l’intérêt légitime à protéger les utilisateurs et transactions ou une obligation légale. Les garanties concernant les décisions automatisées sont précisées à la section 11.
4.11 Comptabilité et obligations légales
Les traitements peuvent permettre l’établissement et la conservation des factures, transactions et remboursements, les réponses légales aux autorités et le traitement des audits.
Ils reposent sur l’obligation applicable ou, selon la situation, l’intérêt légitime à défendre des droits.
4.12 Analyse du site
Après obtention du consentement requis, des outils d’analyse, tels que Google Analytics s’ils sont effectivement utilisés, peuvent mesurer la fréquentation, les parcours, les erreurs et les possibilités d’amélioration.
Les outils non nécessaires restent désactivés en cas de refus, sauf si leur configuration satisfait effectivement aux conditions légales d’exemption.
Le nom d’un outil ne suffit pas à présumer cette exemption.
4.13 Communications commerciales
Des informations sur les produits, nouveautés et offres peuvent être envoyées avec consentement ou dans les situations précisément autorisées par la loi.
Une prospection auprès d’un client existant sans nouveau consentement doit respecter les conditions légales, notamment l’information et l’opposition simple et gratuite.
Les confirmations, notifications logistiques, remboursements et alertes de sécurité sont des messages de service.
Le désabonnement est possible par le lien du message ou auprès du service client.
5. Données nécessaires et facultatives
5.1 Informations nécessaires
Le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le téléphone et les renseignements utiles au paiement ou à l’exécution peuvent être nécessaires.
Leur absence peut empêcher l’opération concernée, notamment une commande, une livraison ou le traitement d’une demande. Seules les informations pertinentes peuvent être exigées.
5.2 Informations facultatives
L’abonnement marketing, le consentement aux technologies non nécessaires et certaines préférences restent facultatifs.
Leur refus n’empêche pas le traitement d’une commande ordinaire.
6. Destinataires
Les renseignements sont communiqués uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités et aux destinataires habilités.
6.1 Personnel autorisé
Les personnes chargées des commandes, de l’assistance, de la comptabilité, de la logistique, des retours, de l’informatique et de la sécurité accèdent uniquement aux données nécessaires à leurs fonctions.
6.2 Prestataires techniques
Les destinataires peuvent comprendre les hébergeurs, plateformes de commerce électronique, services de stockage, d’authentification, de maintenance, de sécurité, d’assistance et d’envoi de messages.
6.3 Paiement
Les établissements de traitement, acquéreurs, banques, réseaux de cartes, services de vérification, de prévention de la fraude et de remboursement peuvent recevoir les renseignements nécessaires.
6.4 Logistique
Les destinataires peuvent comprendre USPS, UPS, FedEx, les prestataires d’enlèvement et de stockage intervenant dans la commande ou le retour.
6.5 Conseils et autorités
Les données peuvent être communiquées, lorsque cela est nécessaire, aux comptables, auditeurs, avocats, assureurs, tribunaux, autorités fiscales, autorités de protection des données et autres organismes légalement habilités.
6.6 Analyse et marketing
Sauf exception légale, les données liées aux technologies d’analyse ou de marketing sont communiquées après consentement.
Les prestataires agissant pour le compte du responsable doivent respecter les obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen
L’adresse de contact est située aux États-Unis. Certains prestataires peuvent être établis hors de l’Espace économique européen ou accéder aux données depuis un pays tiers.
Les transferts doivent reposer sur un mécanisme autorisé, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types accompagnées des mesures complémentaires nécessaires ou un autre dispositif légalement applicable.
Le cadre UE–États-Unis de protection des données ne peut être utilisé que pour un destinataire effectivement certifié et un transfert couvert par cette certification.
La commodité opérationnelle ne suffit pas à justifier un transfert dépourvu de garanties.
Des informations sur les garanties, et une copie lorsque cela est applicable, peuvent être demandées à team@xernavik.com.
8. Cookies et technologies similaires
Le site peut utiliser des cookies, du stockage local, des pixels, balises et technologies comparables.
8.1 Technologies nécessaires
Elles peuvent permettre le panier, le paiement, la connexion, la sécurité et les fonctions indispensables au service demandé.
L’exemption de consentement ne s’applique que lorsque ses conditions légales sont réunies.
8.2 Fonctions de préférence
Elles peuvent mémoriser la langue, l’interface, l’état d’un formulaire ou les préférences.
Si elles ne sont pas strictement nécessaires à une fonction demandée, un consentement préalable est requis.
8.3 Analyse
Les outils peuvent mesurer la fréquentation, les performances, la navigation et les erreurs.
Ils nécessitent un consentement, sauf exemption effectivement applicable.
8.4 Marketing
Les outils peuvent mesurer les campagnes, attribuer des conversions, gérer la fréquence et adapter les contenus.
Ils sont activés après consentement valable.
8.5 Choix de l’utilisateur
Le dispositif doit permettre l’acceptation, le refus, les choix par catégorie, leur modification et le retrait.
Le refus et le retrait doivent être aussi accessibles que l’acceptation. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements antérieurs.
Les détails figurent dans la Politique relative aux cookies.
9. Conservation
Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Les durées dépendent des finalités, obligations, recours et demandes.
9.1 Compte
Les renseignements sont conservés pendant l’utilisation du compte et aussi longtemps que le service le nécessite.
Après suppression, les documents nécessaires aux obligations ou litiges peuvent faire l’objet d’un archivage séparé et restreint.
9.2 Commandes et transactions
Les données sont conservées pendant l’exécution, puis selon les obligations fiscales, comptables, de protection des consommateurs et les besoins de contestation.
Certains documents comptables doivent être conservés pendant dix ans lorsque cette obligation s’applique. Cette durée ne concerne pas automatiquement toutes les données.
9.3 Assistance
Les informations sont conservées pendant le traitement, puis uniquement pendant la période nécessaire aux éventuels recours.
9.4 Garantie légale
Les éléments pertinents sont conservés pendant la gestion de la garantie et les délais applicables aux réclamations, dans la mesure nécessaire.
9.5 Marketing
Les données sont conservées pendant la durée autorisée et nécessaire, sous réserve du retrait ou de l’opposition.
Un enregistrement minimal du refus peut être conservé pour éviter de nouvelles sollicitations.
9.6 Cookies et analyse
Les durées sont précisées dans la Politique relative aux cookies et les informations de préférences.
9.7 Sécurité et fraude
Les données sont conservées pendant la période raisonnablement nécessaire à la détection, à l’examen et à la prévention des incidents.
Une procédure en cours peut justifier la conservation des éléments pertinents selon les obligations applicables.
À l’échéance, les renseignements sont supprimés, anonymisés ou archivés avec accès restreint lorsque leur maintien reste légalement nécessaire.
10. Sécurité
Les mesures doivent être adaptées aux données et aux risques. Elles peuvent comprendre SSL/TLS, les contrôles d’accès, l’authentification, la minimisation, les journaux, sauvegardes et procédures de restauration.
La confidentialité du personnel et des prestataires, la détection des anomalies et la réponse aux incidents peuvent compléter les protections.
Les intervenants du paiement doivent respecter les exigences applicables, notamment PCI-DSS lorsque cette norme concerne leurs opérations.
Aucun système ne permet une sécurité absolue. En cas de violation, des mesures d’enquête, de limitation et de correction sont prises, ainsi que les notifications requises aux autorités ou personnes concernées.
11. Contrôles automatisés
Des outils peuvent détecter les paiements inhabituels, activités suspectes, commandes répétées ou incohérences.
Une suspension temporaire peut être suivie d’une vérification.
Sauf information spécifique et respect des conditions légales, aucune décision ayant un effet juridique ou une incidence similaire significative ne doit reposer exclusivement sur un traitement automatisé.
L’utilisateur peut demander un examen humain. Lorsque l’article 22 du RGPD s’applique, les garanties comprennent notamment l’expression de son point de vue et la contestation de la décision.
12. Droits des utilisateurs
Dans les conditions légales, l’utilisateur peut obtenir la confirmation d’un traitement, accéder aux données, demander leur rectification, effacement ou limitation, exercer une opposition et obtenir la portabilité des données éligibles.
Il peut retirer son consentement, s’opposer à la prospection, demander les garanties relatives aux décisions automatisées et saisir une autorité.
L’opposition à la prospection directe est possible à tout moment. Les données ne sont alors plus utilisées à cette fin.
Présentation d’une demande
Les demandes peuvent être adressées au +1 (330) 648-7395 ou à team@xernavik.com.
En cas de doute raisonnable sur l’identité, des renseignements supplémentaires strictement nécessaires peuvent être demandés.
Une réponse est apportée sans retard injustifié et, en principe, dans le mois suivant la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Les motifs sont communiqués dans le premier mois.
Les demandes sont généralement gratuites. Une demande manifestement infondée ou excessive peut donner lieu à des frais raisonnables ou à un refus motivé selon la loi. Son caractère répétitif ne suffit pas automatiquement à le justifier.
13. Réclamation auprès d’une autorité
Toute personne estimant que ses données sont traitées contrairement au RGPD, à la loi Informatique et Libertés ou aux règles applicables peut saisir une autorité compétente.
En France, cette autorité est la CNIL, Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Un contact préalable avec le service client est possible mais facultatif. Il ne limite pas la réclamation directe ni les recours judiciaires.
14. Mineurs
Les achats autonomes sont destinés aux adultes disposant de la capacité juridique nécessaire.
Le site n’a pas vocation à solliciter des achats autonomes de mineurs ni à recueillir intentionnellement des données de mineurs sans rapport avec les services.
Un parent ou représentant légal peut signaler une transmission inappropriée à team@xernavik.com.
Après vérification, les mesures adaptées sont prises selon la loi, notamment la suppression ou la limitation lorsque cela est requis.
15. Services tiers
Le site peut renvoyer vers des services de suivi, de paiement, des réseaux sociaux ou d’autres sites.
Lorsque ces intervenants déterminent leurs propres finalités et moyens, leurs politiques et responsabilités s’appliquent. Leurs activités ne sont pas intégralement contrôlées par Xernavik.
Consultez leurs informations de confidentialité avant leur utilisation.
16. Relations avec les politiques commerciales
Cette politique couvre les données nécessaires aux achats avec ou sans compte, aux confirmations, contrôles, annulations, paiements, livraisons en France, retours et demandes de service après-vente.
Elle concerne le droit légal de rétractation de 14 jours, la possibilité commerciale de retour de 30 jours et la garantie légale de conformité dans leurs conditions respectives.
Seules les données raisonnablement nécessaires à chaque demande peuvent être traitées.
Les règles de vente figurent dans les Conditions générales de vente, les transactions dans la Politique de paiement et les annulations dans la Politique d’annulation de commande.
L’acheminement est précisé dans la Politique de livraison, et les retours dans la Politique de retours, remboursements et échanges.
Les questions de données relèvent de la présente politique et du droit applicable. Les documents du site ne peuvent réduire les droits impératifs.
17. Modification de la politique
Cette politique peut évoluer selon la réglementation, les fonctionnalités, services, prestataires, traceurs, traitements et mesures de sécurité.
La version actualisée est publiée avec sa date de dernière mise à jour.
Un changement important peut faire l’objet d’une information sur le site, par courrier électronique ou par un autre moyen adapté. Un nouveau consentement est demandé lorsque la loi l’exige.