1. Objet et documents applicables
Cette page complète les informations relatives aux traitements de données personnelles liés à xernavik.com. Elle explique le cadre applicable et les moyens d’exercer les droits reconnus aux personnes concernées.
Elle se réfère au règlement (UE) 2016/679, dit RGPD, à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi qu’aux dispositions françaises et européennes relatives aux communications électroniques, aux cookies et aux traceurs.
Elle doit être lue avec la Politique de confidentialité et la Politique relative aux cookies.
Aucune disposition de cette page ne supprime ni ne restreint les droits impératifs des personnes concernées.
2. Présentation des informations essentielles
Les renseignements sur le responsable du traitement, les finalités, les bases juridiques, les durées de conservation et les droits figurent dans les sections correspondantes ci-dessous.
3. Traitements concernés
Ces informations concernent les données utilisées lors de la consultation du site, de la création et de la gestion des commandes, des paiements, des remboursements, des expéditions, des livraisons et des retours.
Elles couvrent également l’assistance, la garantie légale de conformité, la prévention de la fraude, la sécurité, les obligations fiscales et comptables, les cookies, les communications commerciales autorisées et les réclamations ou litiges.
Les personnes concernées peuvent notamment se trouver en France, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen.
Les traitements peuvent être réalisés par le site, des plateformes et des systèmes électroniques ou, lorsque cela est nécessaire, dans des fichiers papier organisés.
4. Responsable du traitement et coordonnées
Les activités liées au site sont présentées sous le nom commercial Xernavik.
Les coordonnées communiquées pour les questions de confidentialité sont les suivantes : 205 N Bentley Ave, Niles, OH 44446, États-Unis, téléphone +1 (330) 648-7395 et adresse électronique team@xernavik.com.
L’envoi d’une demande par courrier électronique facilite la conservation d’une trace écrite.
Le nom commercial ne remplace pas l’identité complète de l’entité déterminant les finalités et les moyens des traitements. Cette identification doit être fournie conformément au RGPD, notamment dans la Politique de confidentialité.
5. Catégories de données susceptibles d’être traitées
5.1 Identité et coordonnées
Les renseignements peuvent comprendre le nom du consommateur ou du destinataire, l’adresse électronique, le téléphone et les adresses de facturation et de livraison.
5.2 Commandes et service après-vente
Les données peuvent porter sur le numéro de commande, les produits, les quantités, le montant, les réductions, les frais de livraison et les statuts de traitement.
Les annulations, retours, remplacements, remboursements et demandes de garantie peuvent également être concernés.
5.3 Paiement
Les informations limitées peuvent comprendre le moyen de paiement, le réseau de carte, le statut, le montant, la devise, l’identifiant de transaction, des données bancaires partiellement masquées et l’état d’une préautorisation ou d’un remboursement.
Les données bancaires complètes sont généralement traitées directement par les prestataires intervenant au paiement.
Les utilisateurs ne doivent pas envoyer par courrier électronique ordinaire un numéro de carte complet, un cryptogramme, un mot de passe ou un code temporaire.
5.4 Livraison
Les renseignements peuvent comprendre l’adresse, le numéro de suivi, le transporteur, les statuts, les tentatives de livraison, les justificatifs de remise et les éléments relatifs à une perte, un dommage ou un refus.
5.5 Service client
Les demandes, réclamations, communications, photographies de produits ou d’emballages et documents volontairement transmis peuvent être traités.
Des renseignements nécessaires à l’identification d’une commande ou à une vérification d’identité peuvent également être concernés.
5.6 Informations techniques
Les données peuvent comprendre l’adresse IP, l’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, les horaires, les pages consultées, les journaux, les sessions, les identifiants en ligne et les renseignements issus de technologies autorisées.
5.7 Préférences et consentement
Les choix de cookies, acceptations, refus, retraits de consentement, abonnements et désabonnements peuvent être enregistrés avec la date, l’heure et le moyen utilisé.
6. Origine des données
Les renseignements peuvent être fournis directement lors d’une commande, de la saisie d’adresses, d’un paiement, d’un échange avec le service client ou d’une demande d’annulation, de retour, de remboursement ou de garantie.
Les choix de confidentialité sont également communiqués par l’utilisateur. Certaines données techniques sont recueillies automatiquement lors de la navigation, dans les conditions applicables.
Des informations peuvent provenir des prestataires de paiement, banques, transporteurs, opérateurs logistiques, services de sécurité, plateformes techniques ou autorités légalement habilitées à les transmettre.
7. Finalités et bases juridiques
Chaque traitement doit reposer sur une base juridique appropriée. Une finalité ne permet pas de traiter davantage de données que nécessaire.
7.1 Gestion des commandes et contrats
Les données peuvent servir à recevoir et vérifier une commande, contrôler la disponibilité, traiter le paiement, préparer les articles, communiquer les statuts et gérer les modifications ou remboursements.
La base peut être l’exécution du contrat ou les mesures précontractuelles demandées par la personne concernée.
7.2 Sécurité des paiements et prévention de la fraude
Les traitements peuvent vérifier les autorisations, examiner les transactions inhabituelles, prévenir les utilisations non autorisées et gérer les contestations.
Ils peuvent reposer sur le contrat, une obligation légale ou l’intérêt légitime à protéger les transactions, après prise en compte des droits et intérêts des personnes.
7.3 Expédition, livraison et retour
Les renseignements permettent de préparer l’envoi, transmettre les données nécessaires au transporteur, fournir le suivi, livrer les produits et traiter les incidents ou enlèvements.
La base peut être l’exécution du contrat.
7.4 Assistance et garantie légale
Les données peuvent être utilisées pour répondre aux questions, examiner un problème, traiter une réclamation et appliquer la garantie légale de conformité.
Les bases peuvent être le contrat, les obligations légales ou l’intérêt légitime à assurer l’assistance et gérer les demandes.
7.5 Fiscalité, comptabilité et affaires juridiques
Les traitements peuvent permettre l’établissement de documents fiscaux, la conservation comptable, la réponse aux demandes légales des autorités et la défense de droits.
Ils reposent sur les obligations concernées ou, selon le traitement, sur l’intérêt légitime à établir, exercer ou défendre des droits.
7.6 Sécurité du site et des systèmes
Les données techniques peuvent protéger les comptes et sessions, détecter les accès inhabituels, prévenir les abus, examiner les erreurs et maintenir la continuité du service.
La base peut être l’intérêt légitime à sécuriser les systèmes, dans les limites nécessaires et proportionnées.
7.7 Analyse et amélioration
Les outils d’analyse non nécessaires soumis au consentement restent désactivés avant un choix valable.
La base est le consentement, sauf lorsqu’un traitement technique ou statistique satisfait effectivement aux conditions permettant une autre base et, pour les traceurs, une exemption applicable.
7.8 Communications commerciales
Les messages promotionnels sont envoyés avec un consentement valable ou dans les situations précisément autorisées par la loi.
La personne peut retirer son consentement ou s’opposer à la prospection à tout moment.
Une exception légale éventuelle doit respecter ses conditions, notamment l’information et la possibilité d’opposition simple et gratuite.
8. Caractère nécessaire ou facultatif des renseignements
Certaines données sont nécessaires à l’acceptation et à l’exécution d’une commande, au paiement, à la livraison, aux remboursements et aux obligations légales.
Leur absence peut empêcher l’opération concernée. Seuls les renseignements pertinents et nécessaires peuvent être exigés.
Les choix marketing et le consentement aux cookies non nécessaires sont facultatifs. Leur refus ou leur retrait ne doit pas empêcher l’achat ordinaire ou l’accès aux fonctions essentielles.
9. Destinataires
Dans la mesure nécessaire, les données peuvent être communiquées aux plateformes de commerce électronique, hébergeurs, services cloud, prestataires techniques, établissements de paiement, banques et services de prévention de la fraude.
Les transporteurs, transitaires, opérateurs logistiques, outils de support, intervenants comptables, fiscaux, juridiques ou assurantiels peuvent également recevoir les renseignements utiles.
Les services d’analyse ou de publicité interviennent dans les conditions légales, notamment après consentement lorsque celui-ci est requis.
Des informations peuvent être communiquées aux autorités administratives, douanières, réglementaires ou judiciaires et, dans les limites légales, à des parties intervenant dans une opération concernant l’activité.
Les sous-traitants doivent agir selon des instructions documentées et des obligations contractuelles adaptées. Certains destinataires, notamment les banques ou autorités, peuvent déterminer leurs propres traitements en qualité de responsables indépendants.
10. Conservation
Les données sont conservées pendant la période nécessaire à leur finalité et aux obligations applicables.
Les commandes et contrats peuvent être conservés pendant leur exécution, puis selon les exigences fiscales, comptables et les délais de recours. Les données de paiement et de remboursement sont conservées selon les besoins de transaction et de contestation.
Les communications de support et les dossiers de garantie sont conservés pendant leur traitement et, lorsque cela est nécessaire, pendant les périodes utiles à la défense de droits.
Les journaux techniques doivent avoir une durée limitée adaptée à la sécurité et aux investigations.
Les données marketing sont conservées selon les durées applicables, sous réserve du retrait ou de l’opposition. Un enregistrement minimal peut être conservé pour respecter un refus de prospection.
Les preuves de consentement sont conservées pendant la période nécessaire à leur justification. Les durées des traceurs figurent dans la Politique relative aux cookies.
À l’échéance, les données sont supprimées ou anonymisées. Un archivage restreint peut être nécessaire lorsqu’une obligation ou une procédure justifie leur conservation.
11. Transferts hors de l’Espace économique européen
L’adresse de contact est située aux États-Unis. Certains services ou infrastructures peuvent également être établis hors de l’Espace économique européen ou accessibles depuis un pays tiers.
Les transferts doivent respecter les mécanismes prévus par le RGPD, tels qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou des règles d’entreprise contraignantes lorsque leurs conditions sont réunies.
Les dérogations légales ne peuvent être utilisées que dans les situations où elles sont effectivement applicables.
Selon le risque, des mesures complémentaires peuvent comprendre le chiffrement, la limitation des accès, la séparation des données, la minimisation et l’évaluation des prestataires.
Des informations sur les garanties d’un transfert, ainsi qu’une copie lorsque cela est applicable, peuvent être demandées à team@xernavik.com.
12. Cookies et technologies similaires
Le site peut utiliser des outils de session, de sécurité, de prévention de la fraude, de préférence, d’analyse ou de publicité, ainsi que du stockage local et d’autres identifiants.
Seules les technologies satisfaisant aux conditions légales de nécessité peuvent être utilisées sans consentement préalable.
Les autres outils soumis au consentement restent désactivés jusqu’à une décision valable. L’utilisateur doit pouvoir accepter, refuser, choisir par catégorie, modifier ses préférences et retirer son consentement.
Les catégories, prestataires, finalités et durées doivent être précisés dans la Politique relative aux cookies et les informations du panneau de préférences.
13. Analyse automatisée des risques
Les prestataires de paiement ou de sécurité peuvent utiliser des systèmes automatisés pour examiner la cohérence des renseignements, les adresses, les appareils, les tentatives de paiement et les indicateurs de risque.
Sauf information spécifique et respect des conditions légales, aucune décision produisant un effet juridique ou affectant significativement une personne de manière similaire ne doit reposer exclusivement sur un traitement automatisé.
Lorsqu’une décision relève de l’article 22 du RGPD, des informations doivent être fournies sur la logique pertinente, l’importance et les conséquences prévues.
Les garanties applicables comprennent notamment les moyens de demander une intervention humaine, d’exprimer son point de vue et de contester la décision.
14. Mineurs
Le site et ses produits ne sont pas spécialement destinés aux mineurs.
Les données de mineurs ne doivent pas être recueillies sciemment pour une finalité contraire aux règles applicables.
Si des données sont identifiées comme dépourvues de base juridique ou d’autorisation nécessaire, des mesures adaptées sont prises, notamment leur suppression ou la limitation du traitement.
15. Mesures de sécurité
Les mesures doivent être adaptées aux données, aux traitements et aux risques raisonnablement prévisibles.
Elles peuvent comprendre les connexions chiffrées, les contrôles d’accès, l’authentification, les permissions limitées, les mises à jour, les journaux de sécurité, les sauvegardes et les procédures de restauration.
La sélection et la supervision des prestataires, la formation des personnes autorisées et les procédures de réponse aux incidents peuvent compléter ces protections.
Aucun système ne permet d’écarter tout risque. Les mesures doivent être réévaluées selon les évolutions techniques et les circonstances.
16. Droits des personnes concernées
Dans les conditions du RGPD, chacun peut obtenir des informations sur les traitements, accéder à ses données, faire rectifier ou compléter des renseignements et demander leur effacement ou la limitation du traitement.
Les droits peuvent également comprendre l’opposition, la réception de données éligibles dans un format structuré et leur transmission à un autre responsable lorsque les conditions de portabilité sont réunies.
La personne peut retirer son consentement, bénéficier des garanties concernant certaines décisions automatisées, saisir une autorité de contrôle et exercer un recours judiciaire.
Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements antérieurs fondés sur le consentement.
Les droits d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité s’exercent selon leurs conditions légales. L’opposition à la prospection directe peut être formulée à tout moment.
17. Présentation d’une demande
Les demandes peuvent être adressées au +1 (330) 648-7395 ou à team@xernavik.com.
Il est utile d’indiquer le nom, le droit souhaité, l’adresse électronique associée au compte ou à la commande et les renseignements permettant de retrouver les données concernées.
Des informations supplémentaires de vérification ne peuvent être demandées qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité et dans la mesure nécessaire.
Les demandes sont normalement gratuites. Si une demande est manifestement infondée ou excessive, des frais raisonnables ou un refus peuvent être appliqués dans les conditions légales. Le caractère répétitif ne suffit pas automatiquement à justifier cette décision.
18. Délais de réponse
Une réponse est apportée sans retard injustifié et, en principe, dans le mois suivant la réception.
Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si la complexité ou le nombre de demandes le justifie. La personne doit être informée de la prolongation et de ses motifs dans le premier mois.
En cas de refus de donner suite, les motifs et les possibilités de réclamation ou de recours judiciaire sont communiqués dans le délai applicable.
19. Réclamation auprès d’une autorité
Une personne estimant que ses données sont traitées contrairement au RGPD ou aux règles nationales peut saisir une autorité de protection des données compétente.
En France, il s’agit de la CNIL, Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Cette démarche ne dépend pas d’une réclamation préalable au service client et ne limite pas les autres recours administratifs ou judiciaires.
20. Délégué à la protection des données
Lorsqu’un délégué à la protection des données est désigné, ses coordonnées doivent être communiquées conformément aux obligations applicables.
La présente page ne présume pas une désignation qui n’a pas été indiquée. L’absence de coordonnées publiées ne dispense pas d’une désignation lorsque celle-ci est légalement obligatoire.
Les demandes de confidentialité peuvent être adressées à team@xernavik.com.
21. Représentant dans l’Union européenne
Lorsque les traitements relèvent de l’article 3, paragraphe 2, du RGPD et qu’aucune exception de l’article 27 ne s’applique, un représentant dans l’Union européenne doit être désigné.
Son identité et ses coordonnées doivent être communiquées après sa désignation. La présente page ne désigne ni ne présume l’existence d’un représentant dont les informations n’ont pas été fournies.
22. Contact et horaires
Pour les questions relatives aux données, aux cookies, aux choix de consentement ou aux droits, contactez le service client à 205 N Bentley Ave, Niles, OH 44446, États-Unis, au +1 (330) 648-7395 ou à team@xernavik.com.
Le service client est disponible du lundi au vendredi de 09 h 00 à 18 h 00 et le samedi de 09 h 00 à 16 h 00, selon l’heure de France métropolitaine, CET ou CEST selon la saison.
Ces horaires ne modifient pas les délais de réponse prévus par le RGPD.
23. Mise à jour
Cette page peut évoluer selon la réglementation, les traitements, les prestataires, les mesures de sécurité, les traceurs ou les procédures d’exercice des droits.
La version actualisée est publiée sur le site avec sa date de dernière mise à jour.
Les modifications ne portent pas atteinte aux droits déjà acquis par les personnes concernées.